How to build a single contacts register.Comment construire un registre unique des contacts.

What it is.Ce que c'est.

Why it matters.Pourquoi c'est utile.

• The "who was that again" search. Ten minutes across email, LinkedIn and old notes to find the person you met at an event in the spring.La recherche « c'était qui déjà ». Dix minutes entre les mails, LinkedIn et de vieilles notes pour retrouver la personne rencontrée lors d'un événement au printemps.
• Relationships that live in one head. When the person who knows the contact is away, nobody knows where things stand.Les relations qui vivent dans une seule tête. Quand la personne qui connaît le contact est absente, plus personne ne sait où en sont les choses.
• The lead that goes cold quietly. A good conversation, no next step written down, and six weeks later the moment has passed.Le contact qui refroidit sans bruit. Une bonne conversation, aucune prochaine étape notée, et six semaines plus tard le moment est passé.

How to set it up.Comment le mettre en place.

1. Create the table with fixed columns. People: Name, Organisation, Role, Email, Phone, How we met, Last contact, Status, Next action, Next action date, Notes. Organisations: Name, Type, Sector, City, Main contact, Status, Next action, Next action date.Créez le tableau avec des colonnes fixes. Personnes : Nom, Organisation, Fonction, Email, Téléphone, Comment on s'est rencontrés, Dernier contact, Statut, Prochaine action, Date de la prochaine action, Notes. Organisations : Nom, Type, Secteur, Ville, Contact principal, Statut, Prochaine action, Date de la prochaine action.
2. Decide the status list once. For example: to contact, in conversation, proposal sent, client, partner, dormant. Short, fixed, the same for everyone. A free-text status is a status nobody can filter.Fixez la liste des statuts une fois pour toutes. Par exemple : à contacter, en discussion, proposition envoyée, client, partenaire, en sommeil. Courte, figée, la même pour tout le monde. Un statut en texte libre est un statut que personne ne peut filtrer.
3. Seed it from what you already have. Export your mail contacts or your old spreadsheet, paste a batch of about fifty lines into Claude with the starter prompt, and ask it to remove duplicates and map them to the columns. Check the result before pasting it in.Remplissez-le avec ce que vous avez déjà. Exportez vos contacts mail ou votre ancien tableur, collez un lot d'une cinquantaine de lignes dans Claude avec le prompt de départ, et demandez-lui de retirer les doublons et de les ranger dans les colonnes. Vérifiez le résultat avant de le coller.
4. Feed it after every meeting. Paste your notes or the transcript, plus the current rows for the people involved. Claude returns the updated rows; you paste them. Two minutes, no retyping.Alimentez-le après chaque réunion. Collez vos notes ou la transcription, avec les lignes actuelles des personnes concernées. Claude vous rend les lignes mises à jour ; vous les collez. Deux minutes, aucune ressaisie.
5. Read it once a week. Filter on next action dates falling this week. That list is your follow-up plan.Relisez-le une fois par semaine. Filtrez sur les prochaines actions datées de cette semaine. Cette liste est votre plan de relances.

The starter prompt.Le prompt de départ.

You maintain my contacts register. It has two tabs.
People: Name | Organisation | Role | Email | Phone | How we met | Last contact | Status | Next action | Next action date | Notes
Organisations: Name | Type | Sector | City | Main contact | Status | Next action | Next action date
Allowed statuses: to contact, in conversation, proposal sent, client, partner, dormant.

First, ask me to paste two things: my notes from the meeting (or the transcript), and the current rows for the people and organisations involved, if they already exist.

Then return:
1. The People rows to add or update, as a table with exactly the columns above, one row per person, ready to paste into a spreadsheet.
2. The Organisations rows to add or update, same format.
3. Under the tables, a short list of what changed on each existing row.

Rules: every row gets a Next action written as a verb and an object (for example: send the proposal) and a Next action date. Use today's date for Last contact unless my notes say otherwise. If a field is not in my notes, leave it empty: never guess an email, a phone number or a role. If two rows look like the same person, tell me instead of merging them.

Tu tiens mon registre de contacts. Il a deux onglets.
Personnes : Nom | Organisation | Fonction | Email | Téléphone | Comment on s'est rencontrés | Dernier contact | Statut | Prochaine action | Date de la prochaine action | Notes
Organisations : Nom | Type | Secteur | Ville | Contact principal | Statut | Prochaine action | Date de la prochaine action
Statuts autorisés : à contacter, en discussion, proposition envoyée, client, partenaire, en sommeil.

Demande-moi d'abord de coller deux choses : mes notes de la réunion (ou la transcription), et les lignes actuelles des personnes et organisations concernées, si elles existent déjà.

Puis rends-moi :
1. Les lignes Personnes à ajouter ou à mettre à jour, sous forme de tableau avec exactement les colonnes ci-dessus, une ligne par personne, prêtes à coller dans un tableur.
2. Les lignes Organisations à ajouter ou à mettre à jour, même format.
3. Sous les tableaux, une courte liste de ce qui a changé sur chaque ligne existante.

Règles : chaque ligne a une Prochaine action écrite avec un verbe et un objet (par exemple : envoyer la proposition) et une Date de la prochaine action. Mets la date du jour en Dernier contact sauf si mes notes disent autre chose. Si une information n'est pas dans mes notes, laisse la case vide : ne devine jamais un email, un numéro ou une fonction. Si deux lignes semblent être la même personne, signale-le au lieu de les fusionner.

What it must never do.Ce qu'il ne doit jamais faire.

• Guess contact details. An invented email or a wrong job title is worse than an empty cell, because someone will trust it.Deviner des coordonnées. Un email inventé ou une mauvaise fonction est pire qu'une case vide, parce que quelqu'un finira par s'y fier.
• Keep what you have no reason to keep. No private life details, no health, no opinions about people you would not want them to read. Under GDPR, anyone can ask to see what you hold about them.Garder ce que vous n'avez aucune raison de garder. Pas de détails de vie privée, pas de santé, pas d'avis sur les gens que vous ne voudriez pas qu'ils lisent. Avec le RGPD, chacun peut demander à voir ce que vous détenez sur lui.
• Become a second register. If the firm already has a CRM, this table feeds it or replaces it. Two sources of truth means none.Devenir un deuxième registre. Si le cabinet a déjà un CRM, ce tableau l'alimente ou le remplace. Deux sources de vérité, c'est aucune.
• Merge or delete rows on its own. It proposes; you decide, and you paste.Fusionner ou supprimer des lignes tout seul. Il propose ; vous décidez, et vous collez.

How to measure the gain.Comment mesurer le gain.

1. Take a baseline before you start. Count the contacts with no next action. Then pick three organisations at random and time how long it takes to answer "where do we stand with them?".Prenez une mesure de référence avant de commencer. Comptez les contacts sans prochaine action. Puis choisissez trois organisations au hasard et chronométrez le temps qu'il faut pour répondre à « où en est-on avec eux ? ».
2. Measure again after four weeks. Same count, same three-organisation test, three new names.Mesurez à nouveau au bout de quatre semaines. Même comptage, même test sur trois organisations, avec trois nouveaux noms.
3. Track one habit number. Meetings logged within 24 hours, out of meetings held. If it slips, the feeding step is too heavy: shorten your notes, not the table.Suivez un chiffre d'habitude. Les réunions enregistrées dans les 24 heures, sur le nombre de réunions tenues. S'il baisse, l'étape de saisie est trop lourde : raccourcissez vos notes, pas le tableau.