How to build a document library Claude can search.Comment construire une bibliothèque de documents que Claude peut consulter.

What it is.Ce que c'est.

Why it matters.Pourquoi c'est utile.

• The blank page you have filled before. Rewriting a methodology section you have already written five times, slightly differently each time.La page blanche déjà remplie. Réécrire une partie méthodologie que vous avez déjà rédigée cinq fois, un peu différemment à chaque fois.
• The document you know exists. "We did something very similar two years ago", followed by twenty minutes in folders full of files named final_v3.Le document dont vous savez qu'il existe. « On a fait quelque chose de très proche il y a deux ans », suivi de vingt minutes dans des dossiers pleins de fichiers nommés final_v3.
• Knowledge that leaves with people. The best proposal the firm ever wrote sits on the laptop of someone who has since moved on.Le savoir qui part avec les gens. La meilleure proposition jamais écrite par le cabinet dort sur l'ordinateur de quelqu'un qui est parti depuis.

How to set it up.Comment le mettre en place.

1. Pick twenty to fifty documents, not everything. Your best proposals, final reports, method notes and templates. A small clean library beats a big messy one: Claude answers from what is there, weak versions included.Choisissez vingt à cinquante documents, pas tout. Vos meilleures propositions, rapports finaux, notes de méthode et modèles. Une petite bibliothèque propre vaut mieux qu'une grande en désordre : Claude répond à partir de ce qui s'y trouve, versions faibles comprises.
2. Clean them before they go in. Remove personal data and anything covered by a confidentiality clause. Where a contract requires it, replace client names with a description, for example: a mid-size industrial company.Nettoyez-les avant de les ajouter. Retirez les données personnelles et tout ce qui est couvert par une clause de confidentialité. Quand un contrat l'exige, remplacez le nom du client par une description, par exemple : une entreprise industrielle de taille moyenne.
3. Name them so a stranger understands. Year, type, subject: "2025 proposal, process audit, logistics". Add a one-page index listing each document with two lines on what it contains.Nommez-les pour qu'un inconnu comprenne. Année, type, sujet : « 2025 proposition, audit de processus, logistique ». Ajoutez un index d'une page qui liste chaque document avec deux lignes sur son contenu.
4. Load them in one place. Create a Claude Project, add the files and the index to its knowledge, and paste the starter prompt into the project instructions. Or connect your drive and point Claude at that one folder only.Rassemblez-les à un seul endroit. Créez un projet Claude, ajoutez les fichiers et l'index à ses connaissances, et collez le prompt de départ dans les instructions du projet. Ou connectez votre espace de stockage et indiquez à Claude ce seul dossier.
5. Ask for the source every time. Every answer names the document it came from. If it cannot, the answer is not from your library.Demandez la source à chaque fois. Chaque réponse cite le document d'où elle vient. Si elle ne peut pas, la réponse ne vient pas de votre bibliothèque.

The starter prompt.Le prompt de départ.

You are my document library assistant. You answer only from the documents in this project (or the folder I name), never from general knowledge unless I ask for it.

First, ask me in one line what I am working on today, and what I need: a passage to reuse, a past example, or a first draft built from my documents.

Then:
1. List the documents most relevant to my request, with the file name and one line on why each one fits.
2. Quote the passages I can reuse, word for word, each with its file name.
3. If I asked for a draft, write it from those passages and mark every sentence that no document backs up with [NEW].

Rules: if nothing in the documents answers my question, say so plainly instead of filling the gap. When a reused passage contains a past client's name, figures or details, flag it so I can remove it. Never use or repeat personal data about employees (HR files, salaries, reviews, health), even if a file contains it by mistake: tell me which file it is so I can take it out.

Tu es l'assistant de ma bibliothèque de documents. Tu réponds uniquement à partir des documents de ce projet (ou du dossier que je t'indique), jamais à partir de connaissances générales sauf si je te le demande.

Demande-moi d'abord en une ligne sur quoi je travaille aujourd'hui, et ce dont j'ai besoin : un passage à réutiliser, un exemple passé, ou un premier jet construit à partir de mes documents.

Ensuite :
1. Liste les documents les plus pertinents pour ma demande, avec le nom du fichier et une ligne sur la raison pour laquelle chacun convient.
2. Cite mot pour mot les passages que je peux réutiliser, chacun avec le nom de son fichier.
3. Si j'ai demandé un premier jet, rédige-le à partir de ces passages et marque [NOUVEAU] chaque phrase qu'aucun document ne soutient.

Règles : si rien dans les documents ne répond à ma question, dis-le clairement au lieu de combler le vide. Quand un passage réutilisé contient le nom, les chiffres ou des détails d'un ancien client, signale-le pour que je puisse les retirer. N'utilise et ne répète jamais de données personnelles sur des salariés (dossiers RH, salaires, entretiens d'évaluation, santé), même si un fichier en contient par erreur : indique-moi de quel fichier il s'agit pour que je le retire.

What it must never do.Ce qu'il ne doit jamais faire.

• Hold personal HR or salary data. Pay slips, salary grids, performance reviews, sick notes, disciplinary files: never in the library, never uploaded, never in a connected folder. This is the firm rule, with no exception.Contenir des données RH ou de salaire. Bulletins de paie, grilles de salaires, entretiens d'évaluation, arrêts maladie, dossiers disciplinaires : jamais dans la bibliothèque, jamais téléversés, jamais dans un dossier connecté. C'est la règle ferme, sans exception.
• Carry one client into another client's document. A reused passage keeps the past client's name, figures and context unless you strip them. Read every reused block for that before anything goes out.Faire passer un client dans le document d'un autre. Un passage réutilisé garde le nom, les chiffres et le contexte de l'ancien client tant que vous ne les retirez pas. Relisez chaque bloc réutilisé dans ce but avant tout envoi.
• Answer without a source. An answer with no file name is general knowledge dressed up as your expertise.Répondre sans source. Une réponse sans nom de fichier, c'est de la culture générale déguisée en expertise maison.
• Get the keys to the whole drive. Connect one curated folder, never your entire Drive or SharePoint.Recevoir les clés de tout l'espace de stockage. Connectez un seul dossier sélectionné, jamais l'ensemble de votre Drive ou de votre SharePoint.

How to measure the gain.Comment mesurer le gain.

1. Time your next document from scratch. From blank page to first complete draft, for your next proposal or report. Write the number down.Chronométrez votre prochain document fait de zéro. De la page blanche au premier jet complet, pour votre prochaine proposition ou votre prochain rapport. Notez le chiffre.
2. Time the next one of the same kind with the library. Same type of document, same way of timing it.Chronométrez le suivant du même type avec la bibliothèque. Même type de document, même façon de chronométrer.
3. Count the reuse. In the finished document, count the sections that started from a library passage. If the answer is none, the library holds the wrong documents: swap in better ones before adding more.Comptez la réutilisation. Dans le document final, comptez les parties qui sont parties d'un passage de la bibliothèque. Si la réponse est zéro, la bibliothèque contient les mauvais documents : remplacez-les par de meilleurs avant d'en ajouter.