How to build the mail copilot.Comment construire le copilote mail.

What it is.Ce que c'est.

Why it matters.Pourquoi c'est utile.

• The morning scroll. Twenty minutes reading everything to find the three messages that matter today.Le défilement du matin. Vingt minutes à tout lire pour trouver les trois messages qui comptent aujourd'hui.
• The blank reply. A message you know how to answer but have not found the words for, so it waits two more days.La réponse qui ne vient pas. Un message auquel vous savez quoi répondre sans avoir trouvé les mots, alors il attend encore deux jours.
• The forgotten follow-up. The proposal you sent ten days ago that nobody answered, remembered only once the opportunity has gone.La relance oubliée. La proposition envoyée il y a dix jours, restée sans réponse, dont vous vous souvenez une fois l'occasion passée.

How to set it up.Comment le mettre en place.

1. Connect the mailbox. In Claude, open Settings, then Connectors, and connect Gmail. For Outlook, the Microsoft 365 connector is offered on the Team and Enterprise plans; on Pro, paste the threads into the chat instead. Check the connector list of your own plan before you start, and your firm's policy on connecting a work mailbox.Branchez la boîte mail. Dans Claude, ouvrez les paramètres, puis les connecteurs, et connectez Gmail. Pour Outlook, le connecteur Microsoft 365 est proposé sur les offres Team et Enterprise ; sur Pro, collez plutôt les fils dans la conversation. Vérifiez la liste des connecteurs de votre propre offre avant de commencer, ainsi que la politique de votre cabinet sur la connexion d'une boîte professionnelle.
2. Give it your voice. Create a Claude Project just for mail and paste your voice file into its instructions. No voice file yet? Build it first with How to create your digital voice.Donnez-lui votre style. Créez un projet Claude réservé au mail et collez votre fichier de style dans ses instructions. Pas encore de fichier de style ? Construisez-le d'abord avec How to create your digital voice (en anglais).
3. Run the starter prompt once a day, at the same time. First thing in the morning or straight after lunch. One pass, one sorted list, the drafts underneath.Lancez le prompt de départ une fois par jour, à heure fixe. À la première heure ou juste après le déjeuner. Un passage, une liste triée, les brouillons en dessous.
4. Review, edit, send yourself. Copy the draft into your mail client, or open the draft Claude saved if your connector can create drafts. Read it in full, change what is wrong, then press send. Every time.Relisez, corrigez, envoyez vous-même. Copiez le brouillon dans votre messagerie, ou ouvrez celui que Claude a enregistré si votre connecteur sait créer des brouillons. Lisez-le en entier, corrigez ce qui ne va pas, puis envoyez. À chaque fois.
5. Clear the waiting list. The last part of the answer lists the threads where you sent the last message more than five working days ago. Those are today's follow-ups.Videz la liste d'attente. La dernière partie de la réponse liste les fils où vous avez envoyé le dernier message il y a plus de cinq jours ouvrés. Ce sont les relances du jour.

The starter prompt.Le prompt de départ.

You are my mail copilot. You never send anything: I review and send every message myself.

First, ask me two things, one line each: which mailbox you can read (a connected Gmail or Outlook, or threads I will paste here), and whether I have a voice file to paste.

Then go through my messages from the last 24 hours and give me:
1. NEEDS ME TODAY: each message that needs a decision or a reply from me, with the sender, one line on what they want, and why it cannot wait.
2. CAN WAIT: one line each.
3. FOR INFORMATION: a count only.

Under every message in NEEDS ME TODAY, write a reply draft in my voice, short, ending with a clear next step. If a reply needs a fact you do not have (a price, a date, a yes or no), write [TO CHECK: ...] instead of guessing.

Last, list the threads where I sent the last message more than five working days ago and got no answer, with a two-line follow-up for each.

Never invent a commitment, a date or an amount on my behalf.

Tu es mon copilote mail. Tu n'envoies jamais rien : je relis et j'envoie chaque message moi-même.

Pose-moi d'abord deux questions, une ligne chacune : quelle boîte tu peux lire (un Gmail ou un Outlook connecté, ou des fils que je vais coller ici), et si j'ai un fichier de style à te coller.

Ensuite, passe en revue mes messages des dernières 24 heures et donne-moi :
1. À TRAITER AUJOURD'HUI : chaque message qui attend une décision ou une réponse de ma part, avec l'expéditeur, une ligne sur ce qu'il veut, et pourquoi ça ne peut pas attendre.
2. PEUT ATTENDRE : une ligne chacun.
3. POUR INFORMATION : seulement le nombre.

Sous chaque message À TRAITER AUJOURD'HUI, rédige un brouillon de réponse dans mon style, court, qui se termine par une prochaine étape claire. Si une réponse demande une information que tu n'as pas (un prix, une date, un oui ou un non), écris [À VÉRIFIER : ...] au lieu de deviner.

Enfin, liste les fils où j'ai envoyé le dernier message il y a plus de cinq jours ouvrés sans réponse, avec une relance de deux lignes pour chacun.

N'invente jamais un engagement, une date ou un montant à ma place.

What it must never do.Ce qu'il ne doit jamais faire.

• Send on its own. No automatic sending, no scheduled sending, no rule that replies for you. The draft is a proposal; sending is your act.Envoyer tout seul. Pas d'envoi automatique, pas d'envoi programmé, pas de règle qui répond à votre place. Le brouillon est une proposition ; l'envoi reste votre geste.
• Commit you to anything. A price, a deadline, a discount, a yes. If a draft contains one you did not give it, the draft is wrong, however good the tone.Vous engager sur quoi que ce soit. Un prix, un délai, une remise, un oui. Si un brouillon en contient un que vous ne lui avez pas donné, le brouillon est faux, même si le ton est parfait.
• Touch the threads that should stay out. Medical, HR, legal disputes, anything under a confidentiality clause: keep those out of the session entirely.Toucher aux fils qui doivent rester à part. Médical, RH, litiges, tout ce qui est couvert par une clause de confidentialité : gardez ces fils complètement hors de la session.
• Write warmly to a stranger. An unknown sender gets sorted, not a friendly draft that pretends you have met.Écrire chaleureusement à un inconnu. Un expéditeur inconnu est trié, il ne reçoit pas un brouillon amical qui fait comme si vous vous connaissiez.

How to measure the gain.Comment mesurer le gain.

1. Take a baseline week before you start. Note two numbers: minutes spent in your mailbox per day (a timer is enough), and the messages older than 48 hours still unanswered on Friday.Prenez une semaine de référence avant de commencer. Notez deux chiffres : les minutes passées dans votre boîte chaque jour (un minuteur suffit), et les messages de plus de 48 heures encore sans réponse le vendredi.
2. Run the copilot for two weeks, then measure the same way. Same two numbers, same method, so the comparison holds.Utilisez le copilote deux semaines, puis mesurez de la même façon. Les deux mêmes chiffres, la même méthode, pour que la comparaison tienne.
3. Add one quality check. Of the drafts you sent, how many needed light edits and how many a rewrite. Mostly rewrites means the voice file needs work, not the routine.Ajoutez un contrôle qualité. Parmi les brouillons envoyés, combien ont demandé de petites retouches et combien une réécriture. Surtout des réécritures, c'est le fichier de style qu'il faut reprendre, pas la routine.